문서(Contents) 관리 걔념 - Basic

 

1.1 문서의 구성

문서(Document)는 속성(Meta Data or Properties)와 내용(Contents)으로 구성된다.

속성은 문서를 식별하기 위한 정보 - 문서를 찾는(조회, 검색)에 필요하며,

내용은 문서를 활용하기 위한 정보 - 문서 그 자체를 의미한다.

 

 

1.2 문서의 속성

문서의 속성(Properties)은 문서의 활용에 필요한 정보(Meta Data)로 구성된다 .

문서의 제목,등록자,등록일자 등 문서를 구성하는 기본속성(Basic Properties)과

문서의 유형에 따른 추가속성 (Custom Properties)으로 나눌 수 있다.

 

 

1.3 문서의 유형

문서의 유형(Type)은 문서를 구분하는 형식이다.

문서의 유형별로 추가속성(Custom Properties)를 구성할 수 있다.

 

 

1.4 문서의 주기

문서의 주기(Life Cycle)는 생성에서 배포 및 유통을 거쳐 폐기될 때까지의 일련의 문서의 상태(State)를 정의한다.

 

 

1.5 문서의 버전

문서의 수정 이력을 관리하기 위한 방법

마이너 버전 : 미완성된 문서 버전의 의미 - 소수점 뒷자리 번호의 상승

메이저 버전 : 완성된 문서 버전의 의미 - 소수점 앞자리 번호의 상승

 

 

문서의 수정자는 마이너 버전의 문서 (미완성 문서)를 시스템에 체크아웃/체크인을 통하여 문서를 수정할 수 있다.

다른 사용자들은 문서가 수정중인 마이너버전의 문서 대신 이전 버전의 메이저 완성본 문서에 접근할 수 있다.

Check-Out : 문서를 수정하기 위하여 문서를 시스템에서 꺼내는 행위 이때 문서에는 Lock이 설정된다.

Check-In : 문서를 수정하고 이를 시스템에 반영하는 행위

이때 문서에는 Lock이 해제되며, 버전이 상승하게 된다.

Over-Write : Check-In과 같지만 버전이 상승하지 않고 이전 버전의 문서를 덮어쓰게 된다.

1.6 문서의 분류체계

문서의 분류체계 (Container)는 문서를 분류하는 구성을 의미한다.

표준분류체계 (Physical Container Tree) - 구성된 컨테이너에 문서를 배정

다중분류체계 (Logical Container Tree) - 구성된 문서에 컨테이너를 배정

 

 

1.7 문서의 권한

문서의 권한(Access Control List)은 문서에 접근할 수 있는 수준(Level)을 정의한다.

사용자 및 그룹별로 권한을 부여할 수 있으며,

상위권한은 하위권한을 포함하는 권한체계이다.

 

 

1.8 권한정책

권한정책 (Access Control List - Policy)은 문서를 시스템에 등록 시에 설정되는 권한에 대한 정책을 구성한 것이다.

문서를 등록할 때 그 시점의 조건에 따라 그에 따른 권한세트를 문서에 반영한다.

 

 

1.9 문서의 소유자

문서의 소유자 (Owner)는 해당 문서에 대한 모든 권한 및 책임을 지닌 필수/유일한 사용자.

 

 

1.10 사용자와 그룹

사용자와 그룹 (Users and Groups)

- 업무환경에 맞게 그룹을 구성하고 각 그룹에 사용자를 할당한다.

 

 

2.1 문서함의 구성

문서함(Box)은

문서의 주기(Life Cycle)를 구성하는 묶음 단위

접근 권한 제어

 

 

2.2 문서함의 권한

문서함에 대한 권한은

사용자나 그룹에 대해서 접근할 수 있다/없다.